新型コロナウイルス期における在宅ワークの活用

いつもメールマガジンをご覧いただきまして誠にありがとうございます。
船井総合研究所　歯科医院経営コンサルティングチームの大槻良憲（オオツキヨシノリ）です。

今回は新型コロナウイルスの影響により今後増加すると思われる「在宅ワークの活用方法」をお送りいたします。

新型コロナウイルスの拡大に伴い、患者数の減少、診療時間の見直しやスタッフさんの出勤形態の変更が、今後さらに拡大すると予想されます。
それに伴い、スタッフさんの「在宅ワーク」を検討される医院様も多いのではないでしょうか？
しかし、これまで在宅ワークを実施したことのない医院様では、
「どのように在宅ワークをしてもらうのか」
「何の業務を在宅でしてもらうのか」
「どのように業務を管理すればよいのか」
というような疑問があり、実行に移せていない医院様も多いのではないでしょうか？

在宅ワーク推進のために下記の取り組みが必要となります。
①在宅ワークでの業務内容を決定
②業務環境の整備
③業務管理
こちらについて事例を交えてご説明させていただきます。

①在宅ワークでの業務内容を決定

まず最初に行わなければならないことは、スタッフさんに『どのような業務を在宅で行っていただくか』を決めることです。
下記に在宅でも行える業務の一部を列挙させていただきます。

・教育マニュアル・カリキュラムの作成
・教育関連の動画撮影
・予約管理・電話掛け
・カルテ整理
・カウンセリングツール作成
・カウンセリングの練習
・WEBでの相談対応
・求人チラシや採用パンフレットの作成
・求人媒体への掲載、スカウトメールの送信
・合同説明会、学校説明会に向けた準備
・競合医院の調査
・HP等の編集、リニューアル
・WEBセミナーへの参加

ここでは、在宅でも行える業務の一部を列挙させていただきましたが、スタッフさんと意見を出し合うことで、皆様が思われている以上にアイディアは幅広くあることが実感されるかと思います。
まずは在宅でも行える様々な業務案を、院内で出し合い精査することが重要です。

②業務環境の整備

スタッフさんに取り組んでいただく業務を決定したら、次に具体的な方法を決める必要があります。
「誰が、何を、どのように、いつ」行うのかを具体的かつ詳細に決めておかなければ、離れた場所にいるスタッフさんが効率良く業務を行うことができません。
まずはExcelやGoogleアプリを活用し、業務のカリキュラムを作りこむのが良いでしょう。

①誰が・・・担当者
②何を・・・業務内容
③どのように・・・方法や使用するツール
④いつ・・・実施予定日・完了日

最低限、上記の内容を具体的に決め、カリキュラムにまとめてスタッフさんと共有しておく必要があります。
また、教育マニュアルやカウンセリングツール等を作成する際は、Microsoftの「office online」やGoogleのアプリツールを活用することで、進捗状況のリアルタイムでの共有、別々のスタッフさんによる同時編集などが可能になります。
併せて、リモートワークのアプリやシステム（ZoomやMicrosoft Teams、ChatworkやLINE等）を導入することで、在宅中のスタッフさんともWEB上でミーティングや業務を行うことができます。
無料のサービスも多くありますので、導入もスムーズに行えるかと思われます。
コロナウイルスの影響により急速に普及している上記のようなサービスを上手く活用することで、在宅業務の生産性・クオリティを高めることが可能になります。

③業務管理

在宅ワークを開始後に、大きな課題となってくるのが業務管理かと思われます。
「ちゃんと業務に取り組んでくれているか？」
「どれくらい業務が進んだのか？」
「どういった部分で困っているのか？」
このような部分を解消するためにも、上記のカリキュラム作成、業務を共有するツールの活用、リモートワークのシステム導入が効果的です。
また、日報を書いていただいたり、「Googleフォーム」のアンケート機能を活用する（業務内容や進捗状況の報告、疑問点等を共有）ことで、日々の業務の進捗をしっかり把握しておくことも重要です。
対面での確認ができない分、こういった情報の共有は頻繁に行う癖付けを行う、
そして業務内容・方法のアップデートをスタッフさんに考えていただきながら常に行うことで、より効率的な在宅ワークを可能にします。

まだコロナウイルスの終息目処は立っていませんが、コロナウイルスが終息するまで、そして終息した後に医院をさらに飛躍させるために、普段なかなか手が回らない業務を、在宅ワークを活用して取り組むことは非常に効果的です。
今回ご紹介した内容を活用し、在宅ワークに活かしていただけますと幸いでございます。

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